Een web vol met ingewikkelde systemen, allemaal verbonden aan elkaar. Zo kan je de digitale applicaties ter ondersteuning van de handhavingsorganisatie van Gemeente Den Haag zien. Verschillende functioneel beheerders zijn verantwoordelijk voor verschillende systemen. Deze verschillende systemen werken allemaal anders en hebben andere stappen door te lopen. Wanneer hier problemen mee zijn, weet de verantwoordelijke medewerker wat er moet gebeuren om het systeem weer in de lucht te krijgen en wie er ingelicht moet worden. Dit proces is niet gedocumenteerd.
Om te zorgen dat deze systemen ook buiten kantooruren draaien zijn er piketdiensten ingericht. Tijdens deze diensten is één functioneel beheerder verantwoordelijk voor alle systemen, ook voor degene waar diegene normaal niet de verantwoordelijkheid voor draagt. Wat moet een functioneel beheerder doen bij een calamiteit van een systeem waar hij/zij normaal niet de verantwoordelijkheid voor draagt?
Aan onze consultant Justine om orde in de chaos te scheppen en duidelijk te maken wat te doen in dit soort gevallen.
Hoe gingen we te werk?
1.
Documentstudie: er moet in kaart gebracht worden welke documenten op de SharePoint van de handhavingsorganisatie staan. Missen er documenten? Dan moeten die opgehaald worden bij de functioneel beheerders.
2.
Deze kennis wordt aangevuld door interviews te houden met de functioneel beheerders. Hebben we een goed begrip van de applicaties? Ook loopt Justine met de functioneel beheerders door de applicaties, om een volledig beeld te hebben van de applicaties en alle functies daarbinnen.
3.
Naast de stappen door te nemen van wanneer de applicatie up and running is, wordt er ook gekeken naar de stappen die doorlopen worden wanneer de applicatie níet werkt.
4.
Het maken van het continuïteitsplan en de fact sheet! Deze worden gecontroleerd door de functioneel beheerders of ze kloppen en begrijpelijk zijn.
5.
Tot slot: een presentatie voor de functioneel beheerders en opdrachtgevers van het project binnen de Gemeente.
Het resultaat
Justine kwam to the rescue en heeft continuïteitsplannen opgesteld voor vier applicaties. Hierin wordt beschreven welke problemen aanleiding kunnen zijn voor een “prio 1 calamiteit” en welke stappen er ondernomen moeten worden. Deze continuïteitsplannen bestaan uit een beknopte fact sheet, die een stappenplan geeft van de te ondernemen stappen en er in het geval van een calamiteit gemakkelijk bij gepakt kan worden.
Benieuwd naar wat Justine van haar opdracht vond?
“In mijn tijd bij de Gemeente Den Haag heb ik me in een compleet nieuwe wereld kunnen verdiepen. Deze opdracht gaf me voor het eerst de mogelijkheid om volledig zelf een project op me te nemen en dit tot een goed einde te brengen. Hierdoor heb ik veel verantwoordelijkheid gehad. Het heeft me geleerd om een projectplanning op te stellen en hoe je moet ingrijpen als het sneller gaat dan je verwacht”
Justine.