Wat doe je als bedrijf wanneer je ondercapaciteit ervaart? De afdeling dataconfiguratie bij ProRail wás bezig met het realiseren van verschillende automatiseringen om de configuratie-data en haar processen te verbeteren, maar door ondercapaciteit bij de ICT-afdeling zijn deze automatiseringen stopgezet.

De afdeling dataconfiguratie houdt zich bezig met het juist registreren van alle data die te maken heeft met de projecten en alle onderdelen die bij de projecten horen. Denk hierbij aan projecten zoals het aanleggen van een nieuw station, een verandering aan het spoor, of simpelweg het vervangen van een bankje bij een station. Alle bijkomende data en informatie, zoals de lengte, het gewicht en de kleur van een bankje op het station, moet op de juiste manier worden geregistreerd.

De projecten bij ProRail zijn de afgelopen jaren sterk toegenomen en er wordt verwacht dat deze projecten nog meer zullen toenemen over de komende jaren. De vraag is nu: kan de huidige capaciteit van de afdeling dataconfiguratie deze groei wel aan?

Julia en Jasper hielden zich bezig met het onderzoeken wat de effecten zullen zijn van het stopzetten van de automatiseringsprojecten in combinatie met deze aankomende groei in projecten. Zal het team de verwachte groei met de huidige FTE aankunnen of zal er meer geautomatiseerd moeten worden?

Hoe gingen we te werk?

1.

Interviews met de medewerkers: hoe steken de processen in elkaar? Wat doet de afdeling nou daadwerkelijk? Welke problemen spelen hierbij? Wat is er al geautomatiseerd en wat willen de medewerkers graag geautomatiseerd hebben?

2.

Nu de processen in kaart zijn, is het tijd om de bestaande data te onderzoeken. Dit wordt gedaan met PowerBI. Laten de cijfers ook daadwerkelijk zien wat de medewerkers op basis van hun gevoel voorspellen?

3.

Het blijkt inderdaad dat de projectleveringen gegroeid zijn in de afgelopen jaren én dat de verwachting dat deze groei voorlopig door zal zetten correct is. Ook werd de werkdruk van de afdeling in kaart gebracht: de werknemers bleken met extra werk te maken te krijgen door verkeerd aangeleverde data.

4.

Tot slot: wat is de huidige tijd van de processtappen? Met deze informatie kon er onderzocht worden hoeveel gewonnen tijd een bepaalde stap zou kunnen opleveren als het geautomatiseerd zou worden. Hiermee hebben we ook gelijk kennis van hoeveel extra FTE er nodig zou zijn als er niet verder geautomatiseerd zou worden, maar de projectleveringen wel zouden toenemen.

Het resultaat

De conclusie hieruit: het automatiseren van processtappen is erg belangrijk voor de afdeling, maar alleen hiermee gaan ze het niet redden. Daarnaast moet er ook extra FTE aangenomen worden om de groei aan te kunnen, om te voorkomen dat de werkdruk te hoog wordt. Aan de hand van de data die Julia en Jasper hebben opgeleverd, kan nu aangetoond worden aan het hogere management dat automatisering van groot belang is en dat er extra FTE nodig is.

Benieuwd wat Julia en Jasper van hun opdracht vonden?

Julia over haar tijd bij ProRail: “Mijn tijd bij ProRail heb ik als erg leerzaam ervaren. Het analyseren van de configuratiedata-processen en het anticiperen op de verwachte groei heeft een inzicht in de complexiteit van capaciteitsplanning en het mogelijk kunnen doorvoeren van automatiseringen gegeven. Het was interessant om te onderzoeken wat de uitdagingen zijn die voortkomen uit de ondercapaciteit en mogelijke oplossingen voor het team te zoeken op het gebied van zowel automatiseren als extra FTE. Daarnaast vond ik het persoonlijk erg interessant om mee te maken dat het aan het begin nog niet precies duidelijk is wat de bedoeling is en dat je hier gaandeweg steeds beter erachter komt. Uiteindelijk hebben we hierdoor een heel mooi resultaat heb opgeleverd waar de organisatie echt wat mee kan!

Jasper over zijn tijd bij ProRail: “Het is fascinerend om te merken hoe een totaal nieuwe omgeving binnen een korte tijd je eigen kan worden, zodat je niet alleen vanuit je eigen perspectief redeneert maar ook snapt waarom dingen altijd al zo zijn gegaan. Ook brengt het voldoening om te merken dat data een probleem aan het licht brengt dat eigenlijk al algemeen bekend was, maar waarvoor men eerder geen concrete aanwijzingen kon presenteren.

De samenwerking met de consultants van Dux Group kwam vlot van de grond. Ze hebben de inhoud van dit complexe domein snel eigen gemaakt en zijn modelmatig aan de slag gegaan om een aantoonbare link te leggen tussen de beschikbare capaciteit binnen de afdeling en de gevolgen van wel of niet automatiseren in beeld te brengen. Julia en ik hebben gedurende de opdracht met enige regelmaat gespard over het onderzoek, koers en gewenste resultaat. Dat is uitstekend gegaan en heeft geleid tot een presentatie van de resultaten en een goed eindrapport wat inmiddels zijn weg binnen ProRail heeft gevonden en met enige regelmaat weer wordt gebruikt om het belang van automatiseren te benadrukken. Samengevat een mooie ervaring met een aantal jonge enthousiaste medewerkers van een voor mij nieuw bedrijf. Gezien het behaalde resultaat zeker voor herhaling vatbaar!

Peter Franken – Manager Configuratiedata.

🍪 Wij gebruiken cookies om je de beste gebruikservaring te kunnen bieden.