Geoptimaliseerde informatiehuishouding: voor veel mensen klinkt dit niet als het meest vlotte begrip, maar het is wel van belang! Gemeente Rotterdam investeerde hier al in, maar wilde dit ruim twee jaar geleden naar het hoogste niveau tillen. Waar begin je dan met zo’n breed vraagstuk?
Bij het op orde brengen van de informatiehuishouding, komen een aantal zaken kijken. Zo moet de organisatie een effectief systeem hebben voor het organiseren van de informatie, zoals een gestructureerd bestandsbeheersysteem of een database. Deze informatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor degenen die het nodig hebben, maar gevoelige informatie moet ook beschermd worden – niet iedereen hoort bij alle gegevens te kunnen. Ook moet er een gestructureerd archiveringssysteem zijn om oude of niet-essentiële informatie op te slaan. En tot slot, moet de datakwaliteit op pijl zijn. Gegevens moeten nauwkeurig, volledig en actueel zijn.
Belangrijk bij het organiseren van de informatiehuishouding:
- Organisatie van informatie
- Toegankelijkheid
- Beveiliging
- Digitale archivering
- Datakwaliteit
De grondslag van al deze aspecten is het in kaart hebben van de processen van de organisatie. Het verbeteren van het procesmanagement vormt de kern van het streven naar een geoptimaliseerde informatiehuishouding, waarbij de processen dienen als de basis voor een efficiënt en effectief beheer van informatie binnen de gemeente Rotterdam. Onze consultant Guido merkte bij de start van zijn opdracht al snel dat de gemeente nét begonnen waren met het werken aan een gestandaardiseerde manier van het beschrijven van processen. Er was dus nog geen speciaal team voor het ontwikkelen van procesmanagement binnen de organisatie en al helemaal geen concrete standaarden. Een flinke uitdaging dus! Hoe begin je daarmee?
Hoe zijn we te werk gegaan?
1.
Beginnen bij de basis: het bespreken van de uitgevoerde processen. Ondanks dat hier al wat materiaal over klaarlag, bleek dit verouderd en incompleet. Daarom leggen we het fundament nogmaals goed. Guido is in gesprek gegaan met de medewerkers van het Stadsarchief om de processen te identificeren. Deze heeft hij vervolgens in kaart gebracht en uitgewerkt in procesplaten.
2.
Verder uitzoomen: het vormen van de Task Force. Dit team heeft als doel om het procesmanagement binnen de gemeente door te ontwikkelen. Denk aan het opstellen van procesarchitectuur, het formuleren van conventies voor het identificeren en beschrijven van processen, en het verbeteren van het beheersysteem voor de processen.
3.
Zo werd de rol van Guido steeds meer tactisch en strategisch, waar het eerst meer uitvoerend was. Guido nam het cluster Dienstverlening op zich en identificeerde en beschreef de processen hierbinnen. Om dit in goede banen te leiden, is Guido het gesprek aangegaan met hogere managementniveau’s. In elke stap zijn er meer Dux-consultants bij gekomen gezien de omvang dan de opdracht.
Het resultaat
Tot dusver hebben onze Dux’ers meer dan 200 processen geïdentificeerd en beschreven. Het is uitgegroeid van een opdracht op grote schaal dus! Zo hebben we een grote bijdrage geleverd aan het procesmanagement bij de Gemeente Rotterdam, en daardoor ook ondersteund bij het zetten van grote stappen in het verbeteren van de informatiehuishouding.
Benieuwd naar wat Guido van zijn opdracht vond?
Guido over zijn tijd bij de Gemeente Rotterdam: “Ik heb geleerd om te navigeren in een complexe organisatie waarin politieke belangen een significante rol spelen. Daarnaast heb ik ontdekt hoe je systematisch processen kunt identificeren en beschrijven volgens een gestandaardiseerde methode. Hierbij heb ik geleerd hoe ik snel waardevolle informatie kan verkrijgen van mensen, heb ik de eerste stappen gezet in het managen van projecten en het coachen/leidinggeven aan anderen. Kortom: ik heb mijn soft skills ontzettend kunnen ontwikkelen gedurende deze opdracht!”
“Dux onderscheidt zich als bedrijf: professioneel, enthousiast, sprankelend en zichtbaar. Dux heeft een uniek aanbod van jonge mensen. Dat is goud voor een organisatie.
Mijn ervaring met Dux’ers is, dat ze niet van de afwachtende soort zijn. Ze zoeken zelf informatie waar ze dat nodig vinden en draaien snel als volwaardig lid van het team mee.”
– Getruud, manager Informatievoorziening & Dienstverlening.